Što je PMS i zašto više nije samo za hotele?

PMS se još uvijek često veže uz hotele, recepciju i velik broj soba, ali privatni smještaj danas više nema puno veze s načinom rada od prije desetak godina. Iznajmljivači prodaju na više portala, primaju direktne rezervacije, mijenjaju cijene ovisno o potražnji, komuniciraju s gostima kroz različite kanale i uz sve to vode administraciju.

Zbog toga PMS sve češće koriste i privatni iznajmljivači, vlasnici vila, property manageri i turističke agencije.

Što je zapravo PMS?

PMS je kratica za Property Management System, odnosno sustav za upravljanje smještajnim objektima.

U praksi to znači da rezervacije, goste, cijene, dostupnost i druge važne informacije ne morate pratiti na nekoliko različitih mjesta. Umjesto kombinacije Excela, e-maila, Booking.coma, Airbnba i dodatnih bilješki, dio svakodnevnog posla možete voditi iz jednog sustava.

Ovisno o PMS-u, na jednom mjestu možete imati kalendar rezervacija, podatke o gostima, cijene i dostupnost, evidenciju plaćanja, komunikaciju, izvještaje i druge funkcije potrebne za vođenje smještaja.

PMS i Channel Manager nisu isto

Ova dva pojma često idu zajedno pa ih je lako zamijeniti.

Channel Manager povezuje prodajne kanale. Ako gost rezervira apartman preko Booking.coma, dostupnost se ažurira i na drugim povezanim kanalima, čime se smanjuje potreba za ručnim zatvaranjem termina i rizik od overbookinga.

PMS pokriva širi dio poslovanja – rezervacije, goste, objekte, plaćanja, administraciju i druge svakodnevne procese.

Zato se PMS i Channel Manager danas često nude zajedno. Kod Rentistica su oba dio istog sustava, pa rezervacije, dostupnost, cijene i prodajne kanale možete pratiti na jednom mjestu.

Treba li PMS nekome tko ima samo nekoliko apartmana?

Ne postoji broj apartmana nakon kojeg „morate“ prijeći na PMS.

Puno je važnije kako danas radite.

Netko s dva apartmana koje prodaje preko nekoliko portala, često mijenja cijene, prima direktne rezervacije i sve još dodatno prati u Excelu može imati više administracije od nekoga s većim brojem jedinica i dobro posloženim sustavom.

Ako se često pitate jeste li ažurirali sve kalendare, gdje ste zapisali podatke gosta ili na kojem ste portalu promijenili cijenu, to je već znak da bi se dio posla mogao jednostavnije organizirati.

Kako znati da vam PMS može koristiti?

Vrijedi razmisliti o PMS-u ako se prepoznajete u nekoliko situacija:

• smještaj prodajete na više portala
• cijene ili dostupnost ručno mijenjate na više mjesta
• rezervacije pratite kroz Excel, e-mailove i različite sustave
• imate više objekata ili više ljudi radi s rezervacijama
• često prepisujete iste podatke
• planirate širiti broj smještajnih jedinica.

Nije poanta u tome da PMS radi sve umjesto vas, nego da smanji količinu posla koji danas nepotrebno ponavljate.

Kod većeg broja objekata razlika se još više osjeti

Dok imate jedan ili dva apartmana, dosta toga još možete držati pod kontrolom ručno. Kod 20, 50 ili 100 jedinica to postaje puno zahtjevnije.

Property manageri i turističke agencije istodobno rade s većim brojem rezervacija, gostiju, vlasnika, cijena i prodajnih kanala, pa jedan centralni pregled vrlo brzo prestaje biti „zgodna opcija“ i postaje važan dio svakodnevnog rada.

Ideja je jednostavna: broj objekata može rasti, ali administracija ne bi trebala rasti istim tempom.

Za hrvatske iznajmljivače važna je i lokalna prilagodba

Nisu svi PMS sustavi jednako prilagođeni svakom tržištu. U Hrvatskoj su važni eVisitor, fiskalizacija, pa pri odabiru sustava vrijedi provjeriti hoćete li te stvari i dalje rješavati kroz dodatne alate ili ih možete povezati s ostatkom poslovanja.

Rentistic, primjerice, uz PMS i Channel Manager uključuje i funkcionalnosti poput eVisitora i fiskalizacije.

PMS ne bi trebao biti još jedan program koji morate „održavati“

Ako prelazak na novi sustav znači da ste samo dobili još jedno mjesto koje morate svakodnevno provjeravati, onda nije riješio problem.

Dobar PMS trebao bi vam smanjiti broj ručnih koraka, pojednostaviti pregled rezervacija i pomoći da manje vremena trošite na traženje i prepisivanje podataka.

Zato pri odabiru nije najvažnije koliko funkcija sustav ima na popisu, nego koliko njih stvarno odgovara vašem načinu rada.

PMS danas više nije pitanje toga imate li hotel ili apartman. Puno je važnije koliko kanala, rezervacija i svakodnevnih zadataka pokušavate držati pod kontrolom.

Ako želite vidjeti kako to izgleda u praksi, kroz kratki Rentistic demo možemo proći vaš trenutni način rada i pokazati što se može pojednostaviti.